Nowelizacja rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie szczególnych rozwiązań w okresie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (Dz. U. poz. 493, 530 i 564) wprowadza od 25 marca 2020 r. możliwość podejmowania czynności organów jednostek systemu oświaty za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Jest to nowa sytuacja i nowa możliwość, która ma zapewnić niezakłócone wykonywanie kompetencji określonych w przepisach oświatowych przez organy szkoły / placówki, w tej nowej i niełatwej rzeczywistości.
Dlatego też dyrektor, który jest jednoosobowym organem szkoły, ale również jest przewodniczącym organu kolegialnego, jakim jest rada pedagogiczna musi wykonać ważne zadania w tym zakresie.

§ 11a przytoczonego na wstępie rozporządzenia daje możliwość, aby czynności organów jednostek systemu oświaty określone w przepisach dotyczących funkcjonowania tych jednostek mogły być podejmowane:
1) za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub
2) za pomocą innych środków łączności, a także
3) w trybie obiegowym.

Kilka słów na temat każdej z tych możliwości.
W przypadku środków komunikacji elektronicznej rozporządzenie odwołuje się do art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344), który określa, że środki komunikacji elektronicznej to rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną.

Drugi sposób daje możliwość wyboru dowolnych środków łączności, pod warunkiem jednak, że wszyscy zainteresowani będą mieli swobodny dostęp do takich środków łączności i te środki będą zapewniały bezpieczną łączność.

Ostatnia możliwość, czyli tryb obiegowy to indywidualne zbieranie głosów do określonej daty. Z pewnością dobry sposób przy wykonywaniu kompetencji organów kolegialnych, jak na przykład zasięgnięcie opinii w określonej sprawie.
Należy jednak zaznaczyć, że ten sposób nie będzie mógł być wykorzystany w przypadku, gdy decyzja będzie musiała być podjęta w głosowaniu tajnym. Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (Dz. U. z 2019 r. poz. 1148 z późn. zm.) określa m. in. w art. 73 ust. 1a, że uchwały rady pedagogicznej podejmowane w sprawach związanych z osobami pełniącymi funkcje kierownicze w szkole lub placówce lub w sprawach związanych z opiniowaniem kandydatów na takie stanowiska podejmowane są w głosowaniu tajnym. Jest to w takiej sytuacji szczególnie trudne ze względu na konieczność zapewnienia, że zarówno członkowie rady pedagogicznej jak i przewodniczący rady pedagogicznej nie będą mogli stwierdzić w jaki sposób głosowali poszczególni członkowie rady. Trudne, co nie oznacza, że jest niemożliwe, bowiem są narzędzia, które dyrektor może wykorzystać przeprowadzając głosowanie w trybie tajnym. Należy pamiętać, że dyrektor ma zapewnić zgodne z przepisami wykonywanie kompetencji rady pedagogicznej.

Dyrektor więc musi w pierwszej kolejności przemyśleć:
1) jakimi szkoła dysponuje urządzeniami teleinformatycznymi i narzędziami programowymi, które umożliwią rodzicom, uczniom, absolwentom i innym osobom realizację ich praw i obowiązków wynikających z przepisów oświatowych, w szczególności w zakresie składania wniosków i innych dokumentów;
2) jakimi szkoła dysponuje urządzeniami teleinformatycznymi i narzędziami programowymi, które umożliwią bezpieczne porozumiewanie się na odległość z wszystkimi członkami rady pedagogicznej,
3) czy wszyscy członkowie rady pedagogicznej mają możliwość korzystania z takich właśnie urządzeń teleinformatycznych i narzędzi programowych,
4) w jaki sposób rada przy pomocy tych urządzeń i narzędzi będzie wykonywała swoje ustawowe kompetencje,
5) w jaki sposób działania rady pedagogicznej będą dokumentowane i utrwalane.

Po ustaleniu powyższych spraw dyrektor powinien niezwłocznie powiadomić:
1) rodziców, uczniów, absolwentów i wszystkie inne osoby o sposobie realizacji ich praw i obowiązków wynikających z przepisów oświatowych, w szczególności w zakresie składania wniosków i innych dokumentów;
2) o nowym sposobie działania wszystkich członków rady pedagogicznej.

Konieczna jest też zmiana regulaminu rady pedagogicznej, bowiem to na jego podstawie działa rada podejmując rozstrzygnięcia zgodnie z kompetencjami określonymi w przepisach prawa oświatowego. Należy więc określić w regulaminie rady pedagogicznej m.in.:
1) za pomocą jakich środków łączności rada pedagogiczna podejmuje określone w przepisach czynności (np. opiniuje arkusz organizacji szkoły czy uchwala zmiany statutu bądź regulaminu, itd.)
2) w jaki sposób czynności te są utrwalane.
Oczywiście zmiana regulaminu zostanie uchwalona przez radę pedagogiczną już zgodnie z nowym sposobem.

Przed dyrektorem ogrom zadań i odpowiedzialności. Na koniec nie sposób pominąć spraw bezpieczeństwa. Bezpieczeństwo, każdego rodzaju, zawsze w szkole było i jest najważniejsze.
W tym wypadku należy zadbać o bezpieczne przetwarzanie informacji, w tym bezpieczeństwo danych osobowych. Z pewnością winien być dokonany przegląd polityki bezpieczeństwa i jeśli to konieczne, określenie procedur pracy przy wykorzystaniu technik i metod kształcenia na odległość lub na przykład zasad pracy z wykorzystaniem komputerów prywatnych czy też korzystania z prywatnych kont poczty elektronicznej w sprawach służbowych.